สาระสำคัญ

     การคิดประดิษฐ์เครื่องบันทึกเงินสดออกมาใช้งานเริ่มตั้งแต่ศตวรรษที่ 20 บริษัทเรมิงตันแอนด์ซันเป็นผู้ผลิตเครื่องบันทึกเงินสดรุ่นแรกออกมาจำหน่ายเป็นรายแรก และได้มีผู้ผลิตรายอื่นเพิ่มขึ้นมาเรื่อยๆ พ.ศ.2468 (ค.ศ. 1925) บริษัทเรมิงตันได้ผลิตเครื่องบันทึกเงินสดออกมาจำหน่ายและใน พ.ศ.2473 (ค.ศ. 1930) บริษัทไอบีเอ็มได้ผลิตเครื่องบันทึกเงินสดออกมาจำหน่ายเพิ่มขึ้น ระยะต่อๆมาได้มีผู้พัฒนาคุณสมบัติพิเศษต่างๆ เพื่อให้เครื่องบันทึกเงินสดมีความสามารถเพิ่มขึ้น จนปัจจุบันนี้ได้มีเครื่องบันทึกเงินสดใช้กันโดยทั่วไป
 
ความหมายของเครื่องบันทึกเงินสด

     เครื่องบันทึกเงินสด (Cash Register) เป็นเครื่องคำนวณ เลขชนิดแป้นเต็ม (Full Keyboard Adding Machine) มีลักษณะเป็นแป้นตัวเลขหลายแถว เรียงตามหมาเลขตามแนวดิ่งจากเลข 1 ถึง 9 จำนวนแถวขึ้นอยู่กบจำนวนหลักที่ต้องการ สามารถบวก ลบ คูณ หารได้ในเครื่อง และมีบัตรแสดงรายการ 2 ส่วน ส่วนหนึ่งให้ลูกค้าแทนใบเสร็จรับเงิน อีกส่วนหนึ่งม้วนอยู่ภายในเครื่องแสดงหลักฐานการรับเงินพนักงานเก็บเงิน (Cashier) จะต้องออกใบเสร็จการขายให้ลูกค้าทุกครั้ง และเมื่อดกรายการแต่ละครั้งเครื่องจะบันทึกจำนวนเงินทั้งในส่วนของลูกค้าและส่วนที่อยู่ในเครื่องเมื่อเสร็จสิ้นการรับเงินในหนึ่งวัน ฝ่ายตรวจสอบจะรวมจำนวนเงินที่ได้รับในแต่ละวันจากเครื่อง และตรวจนับเงินที่ได้รับจริงซึ่งจะต้องตรงกัน ถ้าเงินที่รับจริงมีจำวนที่ต่ำกว่าจำนวนเงินจากยอดรวมในเครื่องพนักงานเก็บเงินจะต้องรับผิดชอบจำนวนเงินที่ขาดหายไป
 
อุปกรณ์ของเครื่องบันทึกเงินสด

1. CCD Scanner Barcode  เป็นเครื่องอ่านบาร์โค๊ดชนิดแสงccdเหมาะสำหรับกิจการประเภทไม่ต้องการความรวดเร็วมาก เน้นเพียงสำหรับอ่านบาร์โค๊ดได้
2. Laser Scanner Barcode เป็นเครื่องอ่านบาร์โค๊ดชนิดแสงLaser เหมาะสำหรับกิจการที่ต้องการความเร็วในการอ่านบาร์โค๊ด
3. เครื่องพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ชนิดใช้ความร้อน Thermal Printer เป็นเครื่องพิมพ์ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีสำหรับให้ลูกค้า โดยความร้อนในการพิมพ์ไม่ต้องใช้ตลับหมึก เหมาะสำหรับกิจการที่ต้องการความเร็วในการพิมพ์และเสียงเงียบ
4. ลิ้นชักเก็บเงิน Cash Drawer
5. ป้ายแสดงราคาสินค้า Customer Display

ความสำคัญของเครื่องบันทึกเงินสด

     เครื่องบันทึกเงินสด  Cash Register Machine เป็นเครื่องคำนวณเลขชนิดแป้นเต็ม มีลักษณะเป็นตัวเลขหลายแถวเรียงหมายเลขตามแนวดิ่ง1-9สามารถบวกลบคูณหารได้ในเครื่องละมีบัตรแสดงรายการ2ส่วนส่วนหนึ่งให้ลูกค้าแทนใบเสร็จรับเงิน อีกส่วนหนึ่งม้วนอยู่ภายในเครื่องแทนใบเสร็จรับเงินเมื่อเสร็จสิ้นการรับเงินในหนึ่งวันฝ่ายตรวจสอบจะรวบรวมจำนวนเงินในแต่ละวัน
     เครื่องบันทึกเงินสดเหมาะสำหรับลงรายการตัวเลขที่มีจำนวนมากๆ เช่น การลงรายการสินค้าในใบเสร็จรับเงิน หรือการลงรายการในใบกำกับภาษี หรือใช้รวมยอดบัญชีเงินสด
     เครื่องบันทึกเงินสดยังมีคุณสมบัติพิเศษนอกเหนือจากเครื่องคำนานโดยทั่วไปสามารถระบุข้อมูลการคำนวณแต่ละประเภทได้อย่างชัดเจนและตรวจสอบบัญชีข้อมูลต่างๆได้ทันทีนอกจากนี้ยังมีระบบรักษาความปลอดภัย ป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาตมาใช้เครื่องบันทึก
     นอกจากนี้ยังมีระบบรักษาความปลอดภัย ป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาตมาใช้เครื่องบันทึกเงินสดได้เครื่องบันทึกเงินสดจึงเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่มีความสำคัญและจำเป็นต่อการดำเนินงานของธุรกิจปัจจุบันอย่างยิ่ง
     อย่างไรก็ตาม ในการเลือกซื้อเครื่องบันทึกเงินสด ควรพิจารณาเลือกซื้อเครื่องให้เหมาะสมกับลักษณะของการใช้งานและธุรกิจที่ดำเนินการ
 
ประโยชน์ของเครื่องบันทึกเงินสด

• ประหยัดแรงงาน
• ประหยัดเวลา
• สามารถคำนวณราคาสินค้าและเงินทอนได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
• สามารถตรวจสอบยอดจำหน่ายสินค้าแต่ละแผนกในแต่ละวันได้
• ใช้ควบคุมการรับ-จ่ายเงินของหน่วยงานหรือธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน
• ควบคุมได้สะดวกในการตรวจสอบ
• สร้างภาพพจน์ให้กับองค์การและสามารถกระตุ้นความต้องการของลูกค้าได้
• เพิ่มประสิทธิภาพในการเก็บรักษาเงินสดอย่างปลอดภัย
• ประหยัดเวลาในการคำนวณรายการสินค้า และเขียนใบเสร็จรับเงิน เนื่องจากเครื่องบันทึกเงินสดจะมีบัตรแสดงรายการให้แก่ลูกค้าแทนใบเสร็จรับเงิน
• ลดค่าใช้จ่าย
• ความถูกต้องของข้อมูลและความเป็นระเบียบ
• มีระบบรักษาความปลอดภัย ป้องกันมิให้บุคคลภายนอกหรือผู้มิได้รับอนุญาตมาใช้เครื่องบันทึกเงินสดได้

 
การดูแลและบำรุงรักษาเครื่องบันทึกเงินสด

1. ศึกษาขั้นตอนการใช้เครื่องบันทึกเงินสดแต่ละชนิดจากคู่มือประจำเครื่อง
2. ตั้งเครื่องไว้ในที่อุณหภูมิพอเหมาะ ไม่ร้อนเกินไปหรือชื้นเกินไป
3. ติดตั้งเครื่องในที่มั่นคง ปลอดภัย เพื่อป้องกันการตกหล่นหรือสั่นสะเทือนขณะใช้
4. ระมัดระวังไม่ให้มีฝุ่นกระดาษเข้าไปในตัวเครื่องหรือช่องแป้นอักขระ เพราะอาจจะทำให้เครื่องติดขัดและไม่สามารถใช้งานได้
5. ใส่ม้วนกระดาษและผ้าหมึกให้ถูกวิธี
6. ใช้ผ้าชุบน้ำหมาดๆดช็ดและทำความสะอาดด้านนอกตัวเครื่องเป็นประจำ
7. หลังจากเลิกใช้งานควรปิดสวิตซ์และถอดปลั๊กไฟให้เรียบร้อย รอให้เครื่องเย็นก่อนจึงใช้ผ้าคลุมเครื่องเพื่อป้องกันฝุ่นละออง

 
คุณสมบัติของเครื่องบันทึกเงินสด

• เป็นเครื่องเก็บเงิน  ชนิดหัวพิมพ์  แบบความร้อน (1 Station)
• ความเร็วในการพิมพ์  10 บรรทัด / วินาที
• สามารถพิมพ์ โลโก้ ร้านค้าได้
• พิมพ์ภาษาไทยได้
• กำหนดข้อมูลแผนกได้  6-12 แผนก
• กำหนดรายการสินค้าได้  5,000-9,000 รายการมีพนักงานเก็บเงินได้ถึง 9 คน
• มีจอแสดงผล 2 จอให้พนักงานขายและลูกค้าดู
• มีลิ้นชักเก็บเงิน  แถมฟรีกับตัวเครื่อง
• สามารถต่อเครื่องอ่านบาร์โค้ดได้ทั้งแบบ Laser และแบบ CCD
• สำรองข้อมูลได้มากกว่า 30 วัน กรณีไฟฟ้าดับ
• การรับชำระเงินได้ทั้งแบบ เงินสด, บัตรเครดิตและคูปอง
• ยกเลิกบางรายการหรือยกเลิกทั้งบิลได้
• ออกแบบหัวบิลและท้ายบิล  ในใบเสร็จรับเงินได้
• มีฟังชั่นสำหรับร้านอาหาร โดยเฉพาะ
• มีรายงานหลากหลาย  เช่น รายงานยอดขาย  รายชั่วโมง , รายวัน, รายสัปดาห์และรายเดือน
• รายงานตาม รหัสสินค้า
• รายงานตามพนักงานขาย
• แบ่งกะการทำงานได้หลายกะ  ตลอด 24  ชม.

 ขอบคุณแหล่งที่มาจาก :  http://th.wikipedia.org/wiki/เครื่องบันทึกเงินสด